Grâce à la progression de la technologie, on peut bénéficier d’un service d’horodatage de document en ligne. D’ailleurs, il a été mis en place afin de permettre à chacun de dématérialiser les données d’un document dans n’importe quel domaine d’activité pour ainsi faciliter les échanges électroniques entre plusieurs entités. De ce fait, une large option de service est mise à votre disposition. A vous de faire votre choix. De même, voici quelques informations dont vous pouvez tirer profit.
Définition de l’horodatage
L’
horodatage est un système de dématérialisation mis en place afin de garder une preuve pouvant affirmer l’existence d’un document à une date et une heure précise. Il permet à chaque personne l’utilisant d’assurer la préservation du non-changement du document ou fichier depuis la date de sa rédaction, de son enregistrement et/ou de son envoi. De ce fait, il peut être employé en tant qu’élément de preuve lors d’une contestation judiciaire devant les tribunaux ou d’autres services légaux. De plus, se présentant en forme de sceau électronique, il certifie la valeur concluante des documents ou fichiers électroniques comme étant un tampon ou empreinte de la Poste sur ces derniers tels que les documents administratifs, les factures, etc. Ainsi, si cela vous intéresse et si vous voulez plus de renseignement sur le sujet,
suivez ce lien qui pourra vous aider à comprendre et à connaître l'importance son importance pour les documents en ligne.
Comment utiliser l’horodatage de document en ligne ?
Etant un système pour rendre immatériel les données d’un
document, il existe plusieurs manières d’utiliser l’horodatage de document en ligne. A cet effet, l’
horodatage sert à: déterminer la date et l’heure par laquelle une signature électronique a été posé sur un document; indiquer la date et l’heure de l’envoi et la réception d’un document ou fichier électronique; appliquer un sceau comme étant un cachet de la Poste sur les documents avant son archivage; assurer le suivi du document dans ses diverses étapes d’acheminement; assurer le respect des délais légaux ; clôturer les offres d’achats ou de ventes numériques; garantir la non-modification des documents ; etc. De même, pour les activités commerciales en ligne, l’horodatage vous permet de garantir les conditions générales de transactions. Ainsi, grâce à l’horodatage, chaque utilisateur collaborant avec diverses entreprises via diverses plateformes peut échanger des documents électroniquement en toute sécurité et en ayant une garantie de l’authenticité de ces derniers et pour également avoir la certitude des informations liées aux étapes au cycle de vie du document ou du fichier.
Les étapes à suivre pour bénéficier d’un service d’horodatage de document en ligne
Pour pouvoir bénéficier d’un service d’horodatage de document en ligne, certaines étapes à suivre sont à prendre en compte. Tout d’abord, vous devez commencer par créer le
document numérique qui peut être une copie de document écrit sur papier et qui a été numérisé, soit un document conçu automatiquement ou manuellement dans un but précis. Dans ce cas, l’horodatage du document est important car il peut être un élément de preuve de l’authenticité du document ou du fichier. Ensuite, vous devez choisir le service d’horodatage qui peut répondre à vos attentes. Puis, vous avez le devoir de gérer l’organisation du document numérique grâce à l’aide du service d’horodatage que vous avez choisi et qui vous permet de vérifier son authentification pour ainsi suivre son évolution durant la période de traitement de ce dernier jusqu’à son émission et sa réception par les destinataires. Après cela, lors des échanges électroniques, le service d’horodatage vous permet de satisfaire vos attentes dans l’émission du document ou du fichier dans les délais légaux prescrits avant son archivage. Ainsi, profiter d’un service d’horodatage de document en ligne vous permet de certifier la durée par laquelle vous pouvez faire usage du document signé et scellé.
Les avantages et les inconvénients de l’horodatage de document en ligne
Comme toute autre activité pouvant se faire en ligne, l’
horodatage possède des avantages ainsi que des inconvénients. Concernant les avantages, vous permettent de garantir la sécurité de vos documents et/ou vos fichiers. Ils vous donnent également la possibilité de suivre les étapes de l’acheminement de vos documents et/ou vos fichiers. De plus, ils vous font gagner du temps dans la gestion des recherches en cas de problème. De même, ils vous donnent la possibilité de prouver l’existence du document ainsi que de vérifier et confirmer la date et l’heure de sa rédaction, son enregistrement, son émission et sa réception, etc. Cependant, étant une activité en ligne, il faut prendre en compte certains inconvénients. Parmi ceux-ci, on peut mentionner: la possibilité de piratage pour voler ou effacer les documents ou les fichiers; le moyen de rencontrer des problèmes au niveau des
échanges électroniques; les problèmes de délais légaux; le problème de l’authenticité des documents ainsi que des signatures liées à ces derniers; le coût lié à l’utilisation d’un service d’horodatage de document en ligne ; etc.
